Секретарь руководителя

Професійно-технічний навчальний заклад

СВПУ КДАВТ

Автор

Мирошник Татьяна Васильевна

Посада

Методист

Преподаватель спецдисциплин

Номінація для дошкільного віку

(загальні поняття у віршах, малюнках, світлинах та інше):

Секретар - це надійний помічник керівника

Cучасні підприємства, організації і заклади неможливо собі уявити без секретаря.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом.

Назва роботи

"Секретар керівника"

характер роботи

Секретар керівника веде ділову переписку підприємства або установи, виконує доручення керівника; організовує зустрічі керівництва з відвідувачами, відповідає на телефонні дзвінки, дає довідки інформативного плану про те, чи має можливість керівник зустрітися з відвідувачем, відповідає по телефону та інше.

умови роботи

У різних установах робота секретаря може мати свою специфіку. Робоче місце секретаря завжди недалеко від робочого місця директора на різних підприємствах, та офісах. Протягом дня йому приходиться вступати в контакти з великою кількістю людей, регулюючи при цьому багато інформації.

Зовнішній вигляд секретаря повинен завжди відрізнятися охайністю, умінням одягатися з урахуванням ділової обстановки.

зовнішній вигляд

[секретар керівника https://docs.google.com/file/d/0B2BCDJx5oRUvU2t0V3pfNEhHcVU/edit]

Зовнiшний вигляд

Секретарь руководителя

Назва роботи

«СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА (організації, підприємства, установи)"

характер роботи

• виконує доручення керівника; • записує і передає доручення керівника виконавцям; • контролює їх виконання; • збирає і узагальнює необхідну інформацію; • самостійно ухвалює рішення про ступінь її важливості; • готує матеріали для доповіді керівникові; • веде телефонні переговори; • організовує прийом відвідувачів і забезпечує їх необхідною; інформацією; • під час засідань, переговорів веде протоколи і оформляє їх відповідно до існуючих стандартів.

умови роботи

Секретарі працюють в усіх більш менш крупних організаціях і установах, що ведуть прийом відвідувачів і мають документообіг. Секретар встановлює зв'язки керівника із співробітниками, передає завдання за призначенням, стежить за їх виконанням. Бере участь в підготовці і обслуговуванні різних нарад, засідань, конференцій. Організовує і регулює прийом відвідувачів. Веде телефонні переговори. Працює з документацією — аналізує листи і документи, систематизує їх за ступенем важливості. Готує інформаційні повідомлення і реферати з доручених питань. Складає проекти наказів, відповіді на листи і запити. Стенографує засідання, веде протоколи, картотеку адрес організацій і осіб, з якими ведеться листування або переговори. Активно використовує в своїй ро-боті технічні засоби — комп'ютер, оргтехніку, засоби зв'язку, аудіозаписи і т.д. У різних установах робота секретаря може мати свою специфіку. Робота може бути ненормованою, припускати відрядження. Робота секретаря проходить в дуже насиченому інформаційно-комунікативному середовищі. Протягом дня йому доводиться вступати в контакти з великою кількістю людей, відстежуючи і регулюючи при цьому різні інформаційні потоки. Секретар повинен бути гнучким, добре пристосовуватися до умов, що змінюються.

освітня підготовка

Шляхи отримання професії — професійні ліцеї і училища, курси.

перспективи

Перспективи

Професія секретаря передбачена на будь-якому підприємстві, установі, фірмі незалежно від форми власності.

Перспективи професійного росту - підвищення кваліфікації, продовження освіти в коледжах і технікумах за фахом діловодство й архівознавство, державне керування, продовження освіти у вищих навчальних закладах за фахом документоведення і документаційне забезпечення керування, менеджмент організації, керування персоналом, зв'язку з громадськістю, державне керування. Адміністративний ріст.

Заробіток та перспективи зайнятості

Оплата праці секретаря неоднакова у різних організаціях, фірмах, установах. У державних установах секретарі отримують заробітну плату згідно з штатним розписом. Існують різні надбавки (за знання комп'ютер¬ної справи, іноземної мови), доплати за компетентність, премії. У приватних фірмах заробітна плата секретаря висока і визначається угодою. Величина зарплати залежить від вимог і професійної компетентності. Ринок праці постійно потребує ви¬сококваліфікованих секретарів. Тому перспекти-ви працевлаш¬тування по закінченні навчання великі. Ризик безробіття невеликий. Перспективи професійного зростання: підвищення кваліфікації, продовження освіти в коледжах і технікумах за фахом діловодство і архівознавство, державне управління; продовження освіти у вищих учбових закладах за фахом, документоведення і документаційне забезпечення управління, менеджмент органі-зації, управління персоналом, зв'язки з громадськістю, державне управління.

споріднені професії

Адміністратор, референт, секретар, офіс-менеджер, діловод, приймальник замовлень, реєстратор, секретар суду, помічник керівника.

Номінація для старших класів загальноосвітньої школи

(загальні поняття, коротка історія професії, малюнки та світлини навчально-виробничого процесу та інше)

Назва роботи або текст заголовка

Про професію «СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА (організації, підприємства, установи) для старших класів загальноосвітньої школи

Як змінювалась професія секретаря

КИЇВСЬКА РУСЬ. Історія секретарів починається з часів літописців і писарів. Перші записували подвиги князів, хроніку важливих подій. Другі переписували тексти. Шати суворі, звичаї такі самі. Найвідоміший літописець тих часів - монах Нестор.Автор «Повісті временних літ» за своє праведне життя був канонізований.

РОСІЯ ПЕТРА ПЕРШОГО. У 1720 році Петро Перший вводить «чин секретарський». Посадові обов'язки - складання наказів, рапортів, прохань; перегляд кореспонденції для чиновників, облік «вершинних» і «невершінних» справ. Стати секретарем міг тільки дворянин.

КІНЕЦЬ ХІХ СТОЛІТТЯ. Промислова революція, поява великих заводів призводить до того, що особисті помічники з'являються не тільки у чиновників або вельмож (вони допомагали складати документи), але і директорів фабрик. У цей час вперше жінки стають секретарями. Їхнє завдання, крім відправки телеграм і набору тексту на машинці, - турбота про шефа (чай-каву-пиріжки). Дрес-код - довга спідниця, біла блузка і короткий піджак.

ПОЧАТОК ХХ СТОЛІТТЯ. Професії починають навчати в гімназіях. Дівчата одночасно друкарки, стенографістки, телефоністки і перекладачки. В арсеналі - цілий ряд механічних пристроїв - вісім типів копіювальних апаратів, 23 різновиди друкованих машин. Мода тих років - блуза з високим горлом, довгі рукави, сувора зачіска.

СРСР, 20-30-ті. В цей час секретарі були поділені на дві нерівноцінні по престижу і окладів групи. Одні називалися референтами та помічниками (виконання особистих доручень), а інші - секретарі-друкарки (передрук документів). Цінувався не зовнішній вигляд помічниць, а їх стриманість, аскетизм, бездоганна відданість керівництву.

СРСР, 80-ті РОКИ. З'являється стійкий стереотип. Секретар - блондинка з високою зачіскою і яскравим червоним манікюром. Її завдання - відповідати на дзвінки і ні в якому разі не пускати до директора відвідувачів.

НЕЗАЛЕЖНА УКРАЇНА. З'являється нове словосполучення «секретар-референт». Обов'язки: від прийому дзвінків на ресепшені до помічника керівника (підбір персоналу, аналіз інформації). У сучасного секретаря має бути вища освіта, він повинен знати іноземну мову, діловодство. Часом він виконує роботу менеджера, наприклад, керує автослужби. Суворий дрес-код - демонстрація солідності підприємства. Уніформа: туфлі із закритими шкарпетками, колготки в будь-який час року, спідниця на два пальці нижче колін. Заборонені яскравий макіяж і надто відкрите декольте.

характер роботи

Секретар керівника виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові.. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень. Приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одер-жану інформацію і доводить до його відома її зміст. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад. Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами оргтехніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі. Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних. Організовує приймання відвідувачів. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.

умови роботи

У різних установах робота секретаря може мати свою специфіку. Робота може бути ненормованої, припускати відрядження. Можуть бути затребувані спеціальні знання в якій-небудь області. Протягом дня йому приходиться вступати в контакти з великою кількістю людей, відслідковуючи і регулюючи при цьому різні інформаційні потоки. Специфіка й складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення.

ринок праці

Секретарі керівника працюють в усіх більш-менш великих організаціях і установах, що ведуть прийом відвідувачів і мають документообіг.

освітня підготовка

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря. Підготовка кадрів, які здатні успішно виконувати багатогранні обов'язки секретаря, проводиться в професійно-технічних та вищих навчальних закладах, що мають відповідні ліцензії. Система професійно-технічної підготовки надає достатню, всебічну підготовку з теорії та практики використання сучасної інформаційної техніки, управлінських дисциплін, професійної етики, соціальних дисциплін. Наявність вищої освіти (у більшості випадків гуманітарної), вільне володіння українською, російською та іноземни¬ми мовами значно підвищують шанси зайняти вакансію секретаря в хорошій фірмі.

медичні обмеження

Діяльність протипоказана людям, що страждають серцево-судинними захворюван-нями, захворюваннями внутрішніх органів (печінки, щитовидної залози і т.д.), психічними недугами, розладами нервової системи, що виявляються в дратівливості, а також людям, що мають дефекти мови і явні фізичні недоліки.

вимоги до індивідуально-психологічних особливостей

Професійно важливі якості: - гострота зору й слуху; - пам'ять; - акуратність; - комунікативні й організаторські здібності; - емоційно-вольова стійкість; - увага.

Зовнішній вигляд секретаря повинен завжди відрізнятися охайністю, умінням одягатися з урахуванням ділової обстановки. До особистих якостей секретаря варто віднести і його прагнення до постійного поповнення й удосконалювання як загальних, так і професійних знань.

Ділові якості: Висока кваліфікація в галузі машинопису, у виконанні секретарських обов'язків й організації зв'язку Високий рівень самоорганізації, уміння організовувати щодня повторювані конторські операції й забезпечувати їхню надійність і постійне досягнення високих результатів Готовність приймати на себе відповідальність по поставленим керівником завданням. Уміння забезпечити їх надійне й ефективне виконання. Ініціатива в роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні рішення. Тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити, у розмовах по телефону й у бесідах з відвідувачами. Секретар також повинна бути товариської у відношенні із працівниками всіх рівнів і вміти добиватися їхньої поваги. Для керівника велике значення має пунктуальність його секретаря, це стосується, зокрема, подання документів, організації зустрічей і нарад. Це основні якості для створення ідеальних відносин з керівником. Уміння попередити бажання свого керівника заощаджує час і значною мірою звільняє його від необхідності детально планувати свою роботу

Особисті якості: Охайність й уміння одягатися з урахуванням ділової обстановки. Люб'язність й уважність як при веденні телефонних розмов, так і при зустрічі відвідувачів, почуття гумору. Готовність допомогти іншим у будь-який час й особливо в напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду роботи на іншій, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в конторі в період великих навантажень. Увічливість і чуйність необхідні для одержання підтримки й сприяння всіх, з ким доводиться мати справу

Якості, що перешкоджають ефективності професійної діяльності: - нездатність швидко переключатися з одного виду діяльності на інший; - нездатність працювати в підпорядкуванні, сильно виражена схильність до лідерства, керівництва; - повільність, нерозторопність; - невміння планувати свою роботу; - низький рівень розвитку усіх видів і типів пам'яті. Неприпустимі: запальність, дратівливість, схильність до частої зміни настрою.

перспективи

Перспективи

Професія секретаря передбачена на будь-якому підприємстві, установі, фірмі незалежно від форми власності. Ця професія досить актуальна і не втратить актуальності в майбутньому, тому що приймальня офісу – це серце роботи будь-якої фірми, а кількість і спектр їх діяльності в останній час поширився. Перспективи професійного росту - підвищення кваліфікації, продовження освіти в коледжах і технікумах за фахом діловодство й архівознавство, державне керування, продовження освіти у вищих навчальних закладах за фахом документоведення і документаційне забезпечення керування, менеджмент організації, керування персоналом, зв'язку з громадськістю, державне керування. Адміністративний ріст. Заробіток та перспективи зайнятості

Оплата праці секретаря неоднакова у різних організаціях, фірмах, установах.

У державних установах секретарі отримують заробітну плату згідно з штатним розписом. Існують різні надбавки (за знання комп'ютерної справи, іноземної мови), доплати за компетентність, премії. У приватних фірмах заробітна плата секретаря висока і визначається угодою. Величина зарплати залежить від вимог і професійної компетентнос-ті. Ринок праці постійно потребує висококваліфікованих секретарів. Тому перспективи працевлаштування по закінченні навчання великі. Ризик безробіття невеликий.

Інши документи

Категорії: