Секретарь руководителя

АВТОР Wiki-страницы

• Мирошник Татьяна Васильевна

Професійно-технічний навчальний заклад

СВПУ КДАВТ

Автор

Мірошник Тетяна Василівна

Посада

Методист

Викладач спеціальних дісциплін

Номінація для дошкільного віку

Секретар - це надійний помічник керівника

Cучасні підприємства, організації і заклади неможливо собі уявити без секретаря.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом.

Назва роботи

"Секретар керівника"

характер роботи

Секретар керівника веде ділову переписку підприємства або установи, виконує доручення керівника; організовує зустрічі керівництва з відвідувачами, відповідає на телефонні дзвінки, дає довідки інформативного плану про те, чи має можливість керівник зустрітися з відвідувачем, відповідає по телефону та інше.

умови роботи

У різних установах робота секретаря може мати свою специфіку. Робоче місце секретаря завжди недалеко від робочого місця директора на різних підприємствах, та офісах. Протягом дня йому приходиться вступати в контакти з великою кількістю людей, регулюючи при цьому багато інформації.

Зовнішній вигляд секретаря повинен завжди відрізнятися охайністю, умінням одягатися з урахуванням ділової обстановки.

зовнішній вигляд

секретар керівника

Зовнiшний вигляд

Секретар керівника

Назва роботи

«СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА (організації, підприємства, установи)"

характер роботи

• виконує доручення керівника; • записує і передає доручення керівника виконавцям; • контролює їх виконання; • збирає і узагальнює необхідну інформацію; • самостійно ухвалює рішення про ступінь її важливості; • готує матеріали для доповіді керівникові; • веде телефонні переговори; • організовує прийом відвідувачів і забезпечує їх необхідною; інформацією; • під час засідань, переговорів веде протоколи і оформляє їх відповідно до існуючих стандартів.

умови роботи

Секретарі працюють в усіх більш менш крупних організаціях і установах, що ведуть прийом відвідувачів і мають документообіг. Секретар встановлює зв'язки керівника із співробітниками, передає завдання за призначенням, стежить за їх виконанням. Бере участь в підготовці і обслуговуванні різних нарад, засідань, конференцій. Організовує і регулює прийом відвідувачів. Веде телефонні переговори. Працює з документацією — аналізує листи і документи, систематизує їх за ступенем важливості. Готує інформаційні повідомлення і реферати з доручених питань. Складає проекти наказів, відповіді на листи і запити. Стенографує засідання, веде протоколи, картотеку адрес організацій і осіб, з якими ведеться листування або переговори. Активно використовує в своїй ро-боті технічні засоби — комп'ютер, оргтехніку, засоби зв'язку, аудіозаписи і т.д. У різних установах робота секретаря може мати свою специфіку. Робота може бути ненормованою, припускати відрядження. Робота секретаря проходить в дуже насиченому інформаційно-комунікативному середовищі.

Протягом дня йому доводиться вступати в контакти з великою кількістю людей, відстежуючи і регулюючи при цьому різні інформаційні потоки. Секретар повинен бути гнучким, добре пристосовуватися до умов, що змінюються.

Незважаючи напоганий настрій чи самопочуття, секретар завжди повинен мати приємний вираз обличча

освітня підготовка

Шляхи отримання професії — професійні ліцеї і училища, курси.

На одному з уроків секретарської справи

перспективи

Перспективи

Професія секретаря передбачена на будь-якому підприємстві, установі, фірмі незалежно від форми власності.

Перспективи професійного росту - підвищення кваліфікації, продовження освіти в коледжах і технікумах за фахом діловодство й архівознавство, державне керування, продовження освіти у вищих навчальних закладах за фахом документоведення і документаційне забезпечення керування, менеджмент організації, керування персоналом, зв'язку з громадськістю, державне керування. Адміністративний ріст.

Заробіток та перспективи зайнятості

Оплата праці секретаря неоднакова у різних організаціях, фірмах, установах. У державних установах секретарі отримують заробітну плату згідно з штатним розписом. Існують різні надбавки (за знання комп'ютер¬ної справи, іноземної мови), доплати за компетентність, премії. У приватних фірмах заробітна плата секретаря висока і визначається угодою. Величина зарплати залежить від вимог і професійної компетентності. Ринок праці постійно потребує висококваліфікованих секретарів. Тому перспективи працевлаштування по закінченні навчання великі. Ризик безробіття невеликий.

споріднені професії

Адміністратор, референт, секретар, офіс-менеджер, діловод, приймальник замовлень, реєстратор, секретар суду, помічник керівника.

інші документи

"Про пернатого секретаря"

презентация

Номінація для старших класів загальноосвітньої школи

(загальні поняття, коротка історія професії, малюнки та світлини навчально-виробничого процесу та інше)

Назва роботи або текст заголовка

Про професію «СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА (організації, підприємства, установи) для старших класів загальноосвітньої школи

Як змінювалась професія секретаря

КИЇВСЬКА РУСЬ. Історія секретарів починається з часів літописців і писарів. Перші записували подвиги князів, хроніку важливих подій. Другі переписували тексти. Шати суворі, звичаї такі самі. Найвідоміший літописець тих часів - монах Нестор.Автор «Повісті временних літ» за своє праведне життя був канонізований.

РОСІЯ ПЕТРА ПЕРШОГО. У 1720 році Петро Перший вводить «чин секретарський». Посадові обов'язки - складання наказів, рапортів, прохань; перегляд кореспонденції для чиновників, облік «вершинних» і «невершінних» справ. Стати секретарем міг тільки дворянин.

КІНЕЦЬ ХІХ СТОЛІТТЯ. Промислова революція, поява великих заводів призводить до того, що особисті помічники з'являються не тільки у чиновників або вельмож (вони допомагали складати документи), але і директорів фабрик. У цей час вперше жінки стають секретарями. Їхнє завдання, крім відправки телеграм і набору тексту на машинці, - турбота про шефа (чай-каву-пиріжки). Дрес-код - довга спідниця, біла блузка і короткий піджак.

ПОЧАТОК ХХ СТОЛІТТЯ. Професії починають навчати в гімназіях. Дівчата одночасно друкарки, стенографістки, телефоністки і перекладачки. В арсеналі - цілий ряд механічних пристроїв - вісім типів копіювальних апаратів, 23 різновиди друкованих машин. Мода тих років - блуза з високим горлом, довгі рукави, сувора зачіска.

СРСР, 20-30-ті. В цей час секретарі були поділені на дві нерівноцінні по престижу і окладів групи. Одні називалися референтами та помічниками (виконання особистих доручень), а інші - секретарі-друкарки (передрук документів). Цінувався не зовнішній вигляд помічниць, а їх стриманість, аскетизм, бездоганна відданість керівництву.

СРСР, 80-ті РОКИ. З'являється стійкий стереотип. Секретар - блондинка з високою зачіскою і яскравим червоним манікюром. Її завдання - відповідати на дзвінки і ні в якому разі не пускати до директора відвідувачів.

НЕЗАЛЕЖНА УКРАЇНА. З'являється нове словосполучення «секретар-референт». Обов'язки: від прийому дзвінків на ресепшені до помічника керівника (підбір персоналу, аналіз інформації). У сучасного секретаря має бути вища освіта, він повинен знати іноземну мову, діловодство. Часом він виконує роботу менеджера, наприклад, керує автослужби. Суворий дрес-код - демонстрація солідності підприємства. Уніформа: туфлі із закритими шкарпетками, колготки в будь-який час року, спідниця на два пальці нижче колін. Заборонені яскравий макіяж і надто відкрите декольте.

характер роботи

Секретар керівника виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові.. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень. Приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одер-жану інформацію і доводить до його відома її зміст. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад. Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами оргтехніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі. Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних. Організовує приймання відвідувачів. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.

умови роботи

У різних установах робота секретаря може мати свою специфіку. Робота може бути ненормованої, припускати відрядження. Можуть бути затребувані спеціальні знання в якій-небудь області. Протягом дня йому приходиться вступати в контакти з великою кількістю людей, відслідковуючи і регулюючи при цьому різні інформаційні потоки. Специфіка й складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення.

ринок праці

Секретарі керівника працюють в усіх більш-менш великих організаціях і установах, що ведуть прийом відвідувачів і мають документообіг.

освітня підготовка

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря. Підготовка кадрів, які здатні успішно виконувати багатогранні обов'язки секретаря, проводиться в професійно-технічних та вищих навчальних закладах, що мають відповідні ліцензії. Система професійно-технічної підготовки надає достатню, всебічну підготовку з теорії та практики використання сучасної інформаційної техніки, управлінських дисциплін, професійної етики, соціальних дисциплін. Наявність вищої освіти (у більшості випадків гуманітарної), вільне володіння українською, російською та іноземни¬ми мовами значно підвищують шанси зайняти вакансію секретаря в хорошій фірмі.

медичні обмеження

Діяльність протипоказана людям, що страждають серцево-судинними захворюван-нями, захворюваннями внутрішніх органів (печінки, щитовидної залози і т.д.), психічними недугами, розладами нервової системи, що виявляються в дратівливості, а також людям, що мають дефекти мови і явні фізичні недоліки.

вимоги до індивідуально-психологічних особливостей

Професійно важливі якості: - гострота зору й слуху; - пам'ять; - акуратність; - комунікативні й організаторські здібності; - емоційно-вольова стійкість; - увага.

Зовнішній вигляд секретаря повинен завжди відрізнятися охайністю, умінням одягатися з урахуванням ділової обстановки. До особистих якостей секретаря варто віднести і його прагнення до постійного поповнення й удосконалювання як загальних, так і професійних знань.

Ділові якості: Висока кваліфікація в галузі машинопису, у виконанні секретарських обов'язків й організації зв'язку Високий рівень самоорганізації, уміння організовувати щодня повторювані конторські операції й забезпечувати їхню надійність і постійне досягнення високих результатів Готовність приймати на себе відповідальність по поставленим керівником завданням. Уміння забезпечити їх надійне й ефективне виконання. Ініціатива в роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні рішення. Тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити, у розмовах по телефону й у бесідах з відвідувачами. Секретар також повинна бути товариської у відношенні із працівниками всіх рівнів і вміти добиватися їхньої поваги. Для керівника велике значення має пунктуальність його секретаря, це стосується, зокрема, подання документів, організації зустрічей і нарад. Це основні якості для створення ідеальних відносин з керівником. Уміння попередити бажання свого керівника заощаджує час і значною мірою звільняє його від необхідності детально планувати свою роботу

Особисті якості: Охайність й уміння одягатися з урахуванням ділової обстановки. Люб'язність й уважність як при веденні телефонних розмов, так і при зустрічі відвідувачів, почуття гумору. Готовність допомогти іншим у будь-який час й особливо в напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду роботи на іншій, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в конторі в період великих навантажень. Увічливість і чуйність необхідні для одержання підтримки й сприяння всіх, з ким доводиться мати справу

Якості, що перешкоджають ефективності професійної діяльності: - нездатність швидко переключатися з одного виду діяльності на інший; - нездатність працювати в підпорядкуванні, сильно виражена схильність до лідерства, керівництва; - повільність, нерозторопність; - невміння планувати свою роботу; - низький рівень розвитку усіх видів і типів пам'яті. Неприпустимі: запальність, дратівливість, схильність до частої зміни настрою.

перспективи

Перспективи

Професія секретаря передбачена на будь-якому підприємстві, установі, фірмі незалежно від форми власності. Ця професія досить актуальна і не втратить актуальності в майбутньому, тому що приймальня офісу – це серце роботи будь-якої фірми, а кількість і спектр їх діяльності в останній час поширився. Перспективи професійного росту - підвищення кваліфікації, продовження освіти в коледжах і технікумах за фахом діловодство й архівознавство, державне керування, продовження освіти у вищих навчальних закладах за фахом документоведення і документаційне забезпечення керування, менеджмент організації, керування персоналом, зв'язку з громадськістю, державне керування. Адміністративний ріст. Заробіток та перспективи зайнятості

Оплата праці секретаря неоднакова у різних організаціях, фірмах, установах.

У державних установах секретарі отримують заробітну плату згідно з штатним розписом. Існують різні надбавки (за знання комп'ютерної справи, іноземної мови), доплати за компетентність, премії. У приватних фірмах заробітна плата секретаря висока і визначається угодою. Величина зарплати залежить від вимог і професійної компетентнос-ті. Ринок праці постійно потребує висококваліфікованих секретарів. Тому перспективи працевлаштування по закінченні навчання великі. Ризик безробіття невеликий.

споріднені професії

Адміністратор, референт, секретар, офіс-менеджер, діловод, приймальник замовлень, реєстратор, секретар суду, помічник керівника.

перелік відповідних ПТНЗ у регіоні з підготовки професій

СВПУ КДАВТ - Севастопольское высшее профессиональное училище киевской государственной академии водного транспорта

адрес СВПУ КДАВТ - Севастополь, пр.Победы 13

Зовнiшнiй вигляд

посмотрите ближе про секретаря!

Інши документи

Категорії: